Администрация Санкт-Петербурга
КОМИТЕТ ПО ЗЕМЕЛЬНЫМ РЕСУРСАМ И ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВУ
О порядке формирования кадастровых дел и присвоения
инвентарных номеров кадастровым делам
С целью упорядочения формирования и учета кадастровых дел объектов недвижимости, а также с целью единообразия присваивания инвентарных номеров кадастровых дел
приказываю:
1. Утвердить Инструкцию о порядке формирования кадастровых дел и присвоения инвентарных номеров кадастровым делам согласно приложению 1.
2. Начальникам районных отделов и начальнику Управления землеустройства (в части дел, сформированных в Управлении землеустройства) до 01.11.2000 обеспечить приведение в соответствие с Инструкцией, утвержденной настоящим приказом, все ранее сформированные кадастровые дела.
3. Ответственность за правильность формирования кадастровых дел и присвоения инвентарных номеров кадастровым делам возлагается на начальников районных отделов и начальника Управления землеустройства (в части дел, формируемых в Управлении землеустройства).
4. Настоящий приказ вступает в силу с момента подписания.
5. Настоящий приказ довести до сведения Управления землеустройства и районных отделов Комитета.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя председателя Комитета Ярошенко П.В.
Председатель Комитета
Д.В.Гордо
Внесен в Реестр
нормативных правовых
актов Санкт-Петербурга
13 ноября 2000 года
Регистрационный N 69
Приложение 1 к приказу. Инструкция о порядке формирования кадастровых дел и присвоения инвентарных номеров кадастровым делам районными отделами и Управлением землеустройства
Приложение 1
к приказу КЗРиЗ
от 20.10.2000 N 85
I. Формирование кадастровых дел
1. Кадастровое дело открывается районным отделом Комитета или Управлением землеустройства при обращении в районный отдел Комитета или в Управление землеустройства полномочного лица с целью:
- формирования земельного участка;
- проведения процедуры кадастрового учета земельного участка;
- проведения процедуры кадастрового учета первичного объекта недвижимости (далее - ПОН);
- проведения процедуры кадастрового учета вторичного объекта недвижимости (далее - ВОН).
2. Кадастровое дело формируется районным отделом Комитета или Управлением землеустройства по объектному принципу на каждый земельный участок и на каждый ПОН. При формировании кадастрового дела на земельный участок с целевым назначением - индивидуальное жилищное строительство, дачное строительство, садоводство либо в случаях расположения на земельном участке только одного ПОН возможно формирование районным отделом Комитета единого кадастрового дела на земельный участок и ПОН с присвоением одного инвентарного номера.
3. При поступлении документов для процедуры проведения кадастрового учета ВОН кадастровое дело для ВОН не заводится. Для каждого ВОН формируется самостоятельный регистр имущества, который является составной частью кадастрового дела соответствующего ПОН.
4. В случае если ранее сформированные кадастровые дела на земельные участки и ПОН не соответствуют пп.1, 2 и 3 данной Инструкции, они подлежат переформированию согласно настоящей Инструкции.
5. Ранее сформированные кадастровые дела на ВОН закрываются. Регистры таких кадастровых дел включаются в состав кадастровых дел соответствующих ПОН.
II. Присвоение инвентарных номеров кадастровым делам
6. Каждому кадастровому делу, сформированному на земельный участок или ПОН, присваивается самостоятельный инвентарный номер, имеющий следующую структуру:
- код района в соответствии с действующим классификатором "Код района";
- через дробь порядковый номер, присвоенный в порядке очередности в Книге учета инвентарных дел, утвержденной приказом Комитета от 05.03.1998 N 44.
7. Инвентарные номера для кадастровых дел, сформированных для ВОН, аннулируются. В поле "Примечания" Книги учета инвентарных дел указывается:
- "аннулировано";
- через запятую инвентарный номер кадастрового дела ПОН, составной частью которого являются регистры ВОН.
8. При объединении нескольких районных отделов в один инвентарные номера вновь формируемых кадастровых дел имеют структуру:
- код объединенного района в соответствии с действующим классификатором "Код района";
- через дробь порядковый номер, присвоенный в соответствии с Книгой учета инвентарных дел, утвержденной приказом Комитета от 05.03.1998 N 44.
В книгах учета инвентарных дел объединяемых районных отделов новые записи не вносятся. В строке, следующей за последней записью Книги учета инвентарных дел объединяемого районного отдела, вписываются слова: "Ведение Книги прекращено ________.200_ г.", которые удостоверяются печатью и подписью начальника объединенного районного отдела. Книги учета инвентарных дел объединяемых районов подлежат хранению в установленном порядке.
Книга учета инвентарных дел, открытая для объединенного района, начинается с номера, определяемого по правилам:
- или с "1";
- или с номера не меньше, чем максимальный инвентарный номер из Книги учета инвентарных дел объединяемых районов.
9. Инвентарные номера кадастровых дел, присвоенные до объединения районных отделов Комитета, в Книгу учета инвентарных дел объединенного районного отдела не переписываются, а уточняются по мере поступления обращений правообладателей или их доверенных лиц по правилу:
- указывается код нового района в соответствии с действующим классификатором "Код района";
- далее через дробь код района до объединения или условный номер, соответствующий объединяемому району, и прежний порядковый номер по Книге учета инвентарных дел.
10. Инвентарные номера, присвоенные кадастровым делам на ПОН и не отвечающие требованиям настоящей Инструкции, приводятся в соответствие с настоящей Инструкцией по мере обращения полномочных представителей в районные отделы Комитета или в Управление землеустройства.
Текст документа сверен по:
официальная рассылка
Документы, на основании которых осуществляется внесение сведений в Реестровые записи, помещаются в соответствующие кадастровые дела, которые хранятся в соответствующем разделе государственного кадастра недвижимости - «Кадастровые дела».
Кадастровые дела представляют собой совокупность скомплектованных и систематизированных документов, на основании которых сведения об объектах капитального строительства внесены в Единый государственный реестр.
Кадастровые дела подлежат постоянному хранению в федеральных бюджетных учреждениях «Кадастровая палата»; их уничтожение и изъятие из них каких-либо частей не допускаются.
Кадастровое дело объекта формируется после присвоения объекту капитального строительства кадастрового номера из учетного дела.
В кадастровое дело объекта могут включаться документы на бумажном и на электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации дела.
Электронный архив, в который помещаются документы, на основании которых осуществляется внесение сведений в Реестровые записи, представленные в форме электронных документов, должен обеспечивать хранение и поиск таких документов по их реквизитам.
Документы в кадастровое дело включаются по мере их поступления в ОКУ.
В кадастровое дело при его формировании помещаются:
Обложка дела, реквизиты которой заполняются по
установленной форме. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование ОКУ; номенклатурный индекс, заголовок и дата кадастрового дела объекта капитального строительства (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения («Хранить постоянно») и архивный шифр дела, который состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи. Обложка дела оформляется при подготовке кадастрового дела объекта к архивному хранению;
Титульный лист кадастрового дела объекта капитального
строительства. На титульном листе указывается идентификатор кадастрового дела объекта:
Слова - Кадастровое дело «вид объекта капитального строительства»;
Кадастровый номер объекта капитального строительства.
Лист-заверитель, на котором цифрами и прописью указывается
количество листов в кадастровом деле объекта, особенности отдельных документов. Лист-заверитель оформляются при подготовке кадастрового дела объекта к архивному хранению.
Лист - заместитель кадастрового дела, включаемый вместо
временно изъятого из дела документа, в том числе изъятого в установленном порядке судебными или правоохранительными органами. В этом случае дополнительно помещается копия протокола выемки документов.
Внутренняя опись документов, помещенных в кадастровое
дело объекта, оформляемая на отдельном листе по установленной форме. Внутренняя опись документов составляется специалистом ОКУ, ответственным за ведение кадастровых дел объектов капитального строительства.
Во внутренней описи документов кадастрового дела объектов капитального строительства указываются:
- 1) номер по порядку (порядковый номер документа, помещенного в дело), индекс дела;
- 2) реквизиты документа (наименование, регистрационный номер, дата и т.п.);
- 3) номера листов документа, на которых расположен каждый документ (для документов на машиночитаемом носителе - вид и количество машиночитаемых носителей);
- 4) дата включения документа в кадастровое дело объекта;
- 5) место хранения документа (идентификатор кадастрового дела объекта и номер документа в кадастровом деле объекта, если документ помещен в иное кадастровое дело объекта, либо наименование органа (организации), осуществляющего хранение документа);
- 6) подпись, фамилия и инициалы специалиста ОКУ, ответственного за ведение кадастровых дел объекта.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
Итоговая запись к внутренней описи составляется при подготовке кадастрового дела объекта к архивному хранению;
Документы из «учетного дела», поступившие для
осуществления государственного учета, состоящие:
- - из заявления,
- - документов, представленных для государственного учета.
- - протоколы проверок и решения, принятые уполномоченными
должностными лицами по учетным процедурам.
В дальнейшем в кадастровое дело дополнительно помещаются: заявления и документы, представленные для учета изменений объекта, снятия с учета объекта, исправления технических ошибок, документы, поступившие в порядке информационного взаимодействия, а также оформленные уполномоченными должностными лицами ОКУ протоколы проверок и соответствующие решения, принятые при выполнении учетных процедур. Документы, необходимые для осуществления государственного учета изменений объекта капитального строительства, снятия с государственного учета объекта капитального строительства, исправления технических ошибок, после принятия уполномоченным должностным лицом ОКУ решения о государственном учете изменений объекта капитального строительства или решения о снятии с государственного учета объекта капитального строительства изымаются из учетного дела и включаются в кадастровое дело соответствующего объекта капитального строительства.
1) Протоколы проверок и решения, принятые должностными лицами ОКУ, о необходимости устранения кадастровых ошибок или исправления технических ошибок.
Кадастровые дела включаются в номенклатуру дел ОКУ и подлежат постоянному хранению.
Ведение номенклатуры дел, формирование и оформление кадастровых дел объектов осуществляются с учетом нормативных требований Росархива.
Кадастровое дело объекта капитального строительства может состоять из нескольких частей, томов. Объем каждой части, тома не должен превышать 250 листов дела.
Документы, не включенные (не подлежащие включению) в кадастровые дела, помещаются в соответствующие номенклатурные дела и хранятся в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Формирование кадастрового дела осуществляется в ОКУ по месту принятия решения об осуществлении государственного учет. При этом под местом принятия решения понимается территория кадастрового округаЕсли поступивший в ОКУ документ содержит сведения о нескольких объектах капитального строительства одного вида, такой документ помещается в кадастровое дело объекта капитального строительства с наименьшим кадастровым номером. В описи кадастровых дел иных объектов капитального строительства в отношении такого документа указываются сведения, включая место его постоянного хранения.
Сведения о ранее учтенных объектах капитального строительства на бумажных носителях (реестровые дела) и электронных носителях (фотообразы технических паспортов, полученных в результате инвентаризации архивов ОТИ) государственный учет, которых осуществлялся в порядке, установленном приказом Минэкономразвития России от 8 сентября 2006 г. №268 считаются соответствующими кадастровыми делами (электронным архивом).
Особенности ведения кадастровых дел и хранения документов, представленных в электронном виде:
- - хранение документов осуществляется в специализированном электронном архиве ОКУ;
- - во внутренней описи кадастрового дела в качестве места хранения документов, представленных для государственного учета в электронном виде, указывается место постоянного хранения в электронном хранилище каждого из документов;
- - в кадастровое дело помещаются только документы, полученные в процессе государственного учета (оформленные уполномоченным должностным лицом ОКУ протокол проверки, соответствующее решение и т.п.).
В случае представления документов на электронном носителе, данные электронные носители маркируются в соответствии с номеров кадастрового дела, помещаются в кадастровое дело, во внутренней описи документов кадастрового дела указывается вид и количество электронных носителей.
Кадастровые дела представляют собой совокупность скомплектованных и систематизированных документов, на основании которых внесены соответствующие сведения в государственный кадастр недвижимости.
Кадастровое дело открывается на каждый земельный участок, прошедший государственный кадастровый учет. В дело помещаются все документы, на основании которых в учетные формы ГЗК занесены сведения о земельных участках, а также копии документов, подготовленных по заявкам о выдаче информации.
Кадастровое дело может состоять из нескольких частей, томов. Объем каждой части, тома не должен превышать 250 листов.
Номер кадастрового дела идентичен кадастровому номеру земельного участка.
В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и на электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации.
Кадастровое дело может быть заведено только на существующий как объект правовых отношений земельный участок. Если его объединяют с другим участком, после объединения участок "ликвидируется" и кадастровое дело на него закрывается.
Земельно-кадастровое дело имеет следующую структуру:
1) титульный лист на земельно-кадастровое дело;
2) опись документов, помещенных в земельно-кадастровом деле;
3) пояснительная записка к земельно-кадастровому делу по форме согласно приложению к настоящей Инструкции;
4) документы, помещаемые в земельно-кадастровое дело о земельном участке.
В кадастровое дело включаются следующие документы:
· заявление на кадастровый учет;
· правоустанавливающие документы, предоставленные заявителем;
· план формирования земельного участка;
· акт проверки результатов межевания и формирования земельного участка;
· выписка из государственного земельного кадастра;
· выписка из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество;
· выписка из бюро технической инвентаризации;
· межевое дело;
· другие документы
39. Кадастровые карты (планы) объектов кадастрового учета.
Кадастровые карты представляют собой составленные на единой картографической основе тематические карты, на которых в графической форме и текстовой форме воспроизводятся внесенные в государственный кадастр недвижимости сведения о земельных участках, зданиях, сооружениях, об объектах незавершенного строительства, о прохождении Государственной границы Российской Федерации, о границах между субъектами Российской Федерации, границах муниципальных образований, границах населенных пунктов, о территориальных зонах, зонах с особыми условиями использования территорий, кадастровом делении территории Российской Федерации, а также указывается местоположение пунктов опорных межевых сетей.
Орган кадастрового учета ведет в электронной форме кадастровые карты, предназначенные для использования неограниченным кругом лиц (далее - публичные кадастровые карты).
Состав сведений публичных кадастровых карт, а также состав сведений иных кадастровых карт и виды таких карт в зависимости от целей их использования устанавливаются органом нормативно-правового регулирования в сфере кадастровых отношений. Публичные кадастровые карты подлежат размещению на официальном сайте органа кадастрового учета в сети "Интернет" для просмотра без подачи запросов и взимания платы. На публичных кадастровых картах также воспроизводятся дополнительные сведения, предоставленные органу кадастрового учета федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления. Состав, перечень таких сведений, порядок и способы их предоставления органу кадастрового учета определяются Правительством Российской Федерации.
Организации, которые формируют кадастровые дела на объект недвижимости
Формировать кадастровые дела могут как государственные, так и негосударственные организации. Организации специализируются по видам недвижимости:
Земельные комитеты (земельные участки);
Бюро технической инвентаризации (жилой и нежилой фонд);
Городское квартирное бюро (Мосприватизация) (жилой сектор).
1.5. Ведение кадастровых дел до государственного кадастра недвижимости
Кадастровое дело открывается районным отделом Комитета или Управлением землеустройства при обращении в районный отдел Комитета или в Управление землеустройства полномочного лица с целью:
Формирования земельного участка;
Проведения процедуры кадастрового учета земельного участка;
Проведения процедуры кадастрового учета первичного объекта недвижимости (далее - ПОН);
Проведения процедуры кадастрового учета вторичного объекта недвижимости (далее - ВОН).
Кадастровое дело формируется районным отделом Комитета или Управлением землеустройства по объектному принципу на каждый земельный участок и на каждый ПОН. При формировании кадастрового дела на земельный участок с целевым назначением - индивидуальное жилищное строительство, дачное строительство, садоводство либо в случаях расположения на земельном участке только одного ПОН возможно формирование районным отделом Комитета единого кадастрового дела на земельный участок и ПОН с присвоением одного инвентарного номера.
При поступлении документов для процедуры проведения кадастрового учета ВОН кадастровое дело для ВОН не заводится. Для каждого ВОН формируется самостоятельный регистр имущества, который является составной частью кадастрового дела соответствующего ПОН.
В случае если ранее сформированные кадастровые дела на земельные участки и ПОН не соответствуют пп.1, 2 и 3 данной Инструкции, они подлежат переформированию согласно настоящей Инструкции.
Ранее сформированные кадастровые дела на ВОН закрываются. Регистры таких кадастровых дел включаются в состав кадастровых дел соответствующих ПОН.
II. Присвоение инвентарных номеров кадастровым делам
Каждому кадастровому делу, сформированному на земельный участок или ПОН, присваивается самостоятельный инвентарный номер, имеющий следующую структуру:
Код района в соответствии с действующим классификатором "Код района";
Через дробь порядковый номер, присвоенный в порядке очередности в Книге учета инвентарных дел, утвержденной приказом Комитета от 05.03.1998 N 44.
Инвентарные номера для кадастровых дел, сформированных для ВОН, аннулируются. В поле "Примечания" Книги учета инвентарных дел указывается:
- "аннулировано";
Через запятую инвентарный номер кадастрового дела ПОН, составной
частью которого являются регистры ВОН.
При объединении нескольких районных отделов в один инвентарные номера вновь формируемых кадастровых дел имеют структуру:
Код объединенного района в соответствии с действующим классификатором "Код района";
Через дробь порядковый номер, присвоенный в соответствии с Книгой учета инвентарных дел, утвержденной приказом Комитета от 05.03.1998 N 44.
В книгах учета инвентарных дел объединяемых районных отделов новые записи не вносятся. В строке, следующей за последней записью Книги учета инвентарных дел объединяемого районного отдела, вписываются слова: "Ведение Книги прекращено ________.200_ г.", которые удостоверяются печатью и подписью начальника объединенного районного отдела. Книги учета инвентарных дел объединяемых районов подлежат хранению в установленном порядке.
Книга учета инвентарных дел, открытая для объединенного района, начинается с номера, определяемого по правилам:
Или с "1";
Или с номера не меньше, чем максимальный инвентарный номер из Книги учета инвентарных дел объединяемых районов.
Инвентарные номера кадастровых дел, присвоенные до объединения районных отделов Комитета, в Книгу учета инвентарных дел объединенного районного отдела не переписываются, а уточняются по мере поступления обращений правообладателей или их доверенных лиц по правилу:
Указывается код нового района в соответствии с действующим классификатором "Код района";
Инвентарные номера, присвоенные кадастровым делам на ПОН и не отвечающие требованиям настоящей Инструкции, приводятся в соответствие с настоящей Инструкцией по мере обращения полномочных представителей в районные отделы Комитета или в Управление землеустройства.
ПРАКТИЧЕСКАЯ. ОФОРМЛЕНИЕ КАДАСТРОВОГО ДЕЛА.
Каждое кадастровое дело идентифицируется кадастровым номером объекта недвижимости, имеет свой титульный лист (приложение №1) , который оформляется в соответствии с приложениями, приведенными в письме Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по субъектам Российской Федерации «Разъяснения по ведению кадастровых дел».
На титульном листе указываются: заголовок, идентификатор кадастрового дела и дата кадастрового дела.
Идентификатор кадастрового дела включает в себя:
Кадастровый номер объекта недвижимости;
Индивидуальное обозначение зоны с особыми условиями использования территорий (для кадастровых дел зон с особыми условиями использования территорий);
Номер единицы кадастрового деления (для кадастровых дел кадастрового деления);
Индивидуальное обозначение единицы административного или кадастрового деления (для кадастровых дел геодезической или картографической основы Государственного кадастра недвижимости).
Согласно «Порядку ведения государственного кадастра недвижимости» в кадастровое дело при его оформлении документы помещаются в следующей последовательности:
Титульный лист кадастрового дела;
Внутренняя опись документов, помещенных в кадастровое дело, оформляемая на отдельном листе по установленной форме.
Внутренняя опись документов кадастрового дела составляется документоведом отдела ведения архивов, ответственным за ведение кадастровых дел.
Во внутренней описи документов кадастрового дела (приложение №2) указываются:
Порядковый номер документа, помещенного в дело;
Индекс дела;
Реквизиты документа (наименование, регистрационный номер, дата);
Номера листов документа, на которых расположен каждый документ;
Дата включения документа в кадастровое дело;
Место хранения документа;
Подпись, фамилия и инициалы сотрудника отдела, ответственного за ведение кадастровых дел.
После внутренней описи в кадастровое дело последовательно включаются следующие документы:
Заявление;
Документы, необходимые для кадастрового учета, представленные заявителем:
постановление о предоставлении земельного участка в собственность,
описание земельного участка,
протокол проверки документов,
решение об осуществлении кадастрового учета,
акт определения кадастровой стоимости участка,
кадастровый паспорт земельного участка.
Заявление о государственном кадастровом учете изменений земельного участка (приложение №3) письменная просьба заявителя (физического или юридического лица) в осуществлении государственного кадастрового учета изменений земельного участка. В заявлении указывают:
Причину обращения;
Сведения о заявителе или представителе заявителя;
Наименование документов, прилагаемых к заявлению;
Адреса и телефоны заявителя или представителя заявителя;
Способ получения кадастрового паспорта;
Реквизиты (подпись, инициалы, дата).
Межевой план (приложение №4) , являясь документом проведенных кадастровых работ, должен быть заверен печатью кадастрового инженера. На титульном листе отображается:
Кол-во листов межевого плана;
Причина выполнения кадастровых работ;
Местоположение земельного участка;
Цель кадастровых работ;
Сведения о заказчике кадастровых работ, реквизиты;
Сведения о кадастровом инженере, реквизиты.
Протокол проверки документов - документ, подтверждающий полномочия заявителя, наличие всех необходимых документов для осуществления кадастрового учета земельного участка.
Протокол проверки документов (приложение №5) содержит заключение по каждому виду проверки, а также все выявленные основания для приостановления или отказа в проведении кадастрового учета.
Наименования видов проводимых проверок:
проверка полномочий заявителя;
проверка на комплектность документов;
проверка документов по форме и содержанию сведений, требуемых для кадастрового учета;
проверка на соответствие сведениям государственного кадастра недвижимости, в том числе графического отображения.
Решение об осуществлении кадастрового учета изменений земельного участка (приложение №6) - документ, подтверждающий проведение государственного кадастрового учета изменений земельного участка. Выдается после рассмотрения предоставленных в орган кадастрового учета документов.
Кадастровый паспорт (приложение №7 и №8) вместе с заявлением предоставляют в орган кадастрового учета для постановки на учет земельного участка.
Кадастровый паспорт это выписка из государственного кадастра недвижимости, содержащая необходимые сведения для регистрации прав на объект недвижимости (земельный участок) такие как:
Кадастровый номер ЗУ;
Предыдущий номер ЗУ;
Адрес (Местоположение);
Разрешенное, Фактическое использование;
Площадь;
Кадастровую стоимость;
Сведения о правах;
План (чертеж, схема) земельного участка;
Др. дополнительные сведения
Все кадастровые дела включаются в номенклатуру дел ФГУ «ЗКП» по Калининградской области и подлежат постоянному хранению. Ведение номенклатуры дел, формирование и оформление кадастровых дел осуществляются сотрудниками отдела ведения архивов с учетом нормативных требований Росархива.
Кадастровые дела представляют собой раздел ГКН, состоящий из:
1) кадастровых дел объектов недвижимости;
2) кадастровых дел территориальных зон;
3) кадастровых дел зон с особыми условиями использования территорий;
4) кадастровых дел кадастрового деления;
5) кадастровых дел геодезической основы ГКН;
6) кадастровых дел картографической основы ГКН;
7) кадастровых дел участков Государственной границы Российской Федерации;
8) кадастровых дел границ между субъектами Российской Федерации;
9) кадастровых дел границ муниципальных образований;
10) кадастровых дел границ населенных пунктов.
Кадастровые дела включаются в номенклатуру дел органа кадастрового учета и подлежат постоянному хранению.
Ведение номенклатуры дел, формирование и оформление кадастровых дел осуществляются с учетом нормативных требований Росархива.
Кадастровые дела ранее учтенных земельных участков государственного земельного кадастра являются составной частью кадастровых дел объектов недвижимости ГКН.
В кадастровое дело помещаются документы, на основании которых внесены сведения в ГКН об объектах недвижимости, территориальных зонах, зонах с особыми условиями использования территорий, кадастровом делении, геодезической и картографической основе ГКН, участках Государственной границы Российской Федерации, границах между субъектами Российской Федерации, границах муниципальных образований и границах населенных пунктов.
Кадастровое дело может состоять из нескольких частей, томов. Объем каждой части, тома не должен превышать 250 листов.
В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и на электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации.
Документы в кадастровое дело включаются по мере их поступления в орган кадастрового учета.
В кадастровое дело при его оформлении помещаются:
обложка дела, реквизиты которой заполняются по установленной форме;
титульный лист кадастрового дела;
лист-заверитель, на котором цифрами и прописью указывается количество листов в кадастровом деле, особенности отдельных документов;
лист - заместитель кадастрового дела, включаемый в кадастровое дело вместо временно изъятого из дела документа;
внутренняя опись документов, помещенных в кадастровое дело, оформляемая на отдельном листе по установленной форме.
На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование органа кадастрового учета; номенклатурный индекс, заголовок и дата кадастрового дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения ("Хранить постоянно") и архивный шифр дела, который состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.
Обложка дела и лист-заверитель оформляются при подготовке кадастрового дела к архивному хранению.
Внутренняя опись документов кадастрового дела составляется специалистом органа кадастрового учета, ответственным за ведение кадастровых дел.
Во внутренней описи документов кадастрового дела указываются:
номер по порядку (порядковый номер документа, помещенного в дело), индекс дела;
реквизиты документа (наименование, регистрационный номер, дата и т.п.);
номера листов документа, на которых расположен каждый документ (для документов на машиночитаемом носителе - вид и количество машиночитаемых носителей);
дата включения документа в кадастровое дело;
место хранения документа (идентификатор кадастрового дела в соответствии с пунктом 90 Порядка ведения государственного кадастра недвижимости и номер документа в кадастровом деле, если документ помещен в иное кадастровое дело, либо наименование органа (организации), осуществляющего хранение документа);
подпись, фамилия и инициалы специалиста органа кадастрового учета, ответственного за ведение кадастровых дел.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.
Итоговая запись к внутренней описи составляется при подготовке кадастрового дела к архивному хранению.
На титульном листе кадастрового дела указывается идентификатор кадастрового дела:
вид кадастрового дела в соответствии с пунктом 85 Порядка;
кадастровый номер объекта недвижимости (для кадастровых дел объектов недвижимости);
индивидуальное обозначение территориальной зоны (для кадастровых дел территориальных зон);
индивидуальное обозначение зоны с особыми условиями использования территорий (для кадастровых дел зон с особыми условиями использования территорий);
номер единицы кадастрового деления (для кадастровых дел кадастрового деления);
индивидуальное обозначение единицы административного или кадастрового деления (для кадастровых дел геодезической или картографической основы ГКН);
обозначение участка Государственной границы Российской Федерации (для кадастровых дел участков Государственной границы Российской Федерации);
наименование субъектов Российской Федерации, между которыми установлена граница (для кадастровых дел границ между субъектами Российской Федерации);
наименование муниципального образования или населенного пункта (для кадастровых дел границ муниципальных образований или границ населенных пунктов).
Кадастровое дело объекта недвижимости формируется после присвоения объекту недвижимости кадастрового номера из учетного дела, состоящего из помещенных в одну обложку: заявления, документов, необходимых для кадастрового учета, документов, поступивших в порядке информационного взаимодействия, а также оформленных уполномоченным должностным лицом органа кадастрового учета протокола проверки и соответствующих решений.
Документы, необходимые для осуществления учета изменений объекта недвижимости или снятия с кадастрового учета объекта недвижимости, после принятия уполномоченным должностным лицом органа кадастрового учета решения о кадастровом учете изменений объекта недвижимости или решения о снятии с кадастрового учета объекта недвижимости изымаются из учетного дела и включаются в кадастровое дело соответствующего объекта недвижимости. Документы, не включенные (не подлежащие включению) в кадастровые дела, помещаются в соответствующие номенклатурные дела и хранятся в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Формирование кадастрового дела осуществляется в органе кадастрового учета по месту принятия решения о кадастровом учете.
Если поступивший в орган кадастрового учета документ содержит сведения о нескольких объектах недвижимости одного вида, такой документ помещается в кадастровое дело объекта недвижимости с наименьшим кадастровым номером. В описи кадастровых дел иных объектов недвижимости в отношении такого документа указываются сведения в объеме, указанном в пункте 89 Порядка, включая место его постоянного хранения.
Если поступивший в орган кадастрового учета документ содержит сведения о земельных участках и иных объектах недвижимости, такой документ помещается в кадастровое дело земельного участка с наименьшим кадастровым номером.
Кадастровые дела кадастрового деления могут подразделяться на дела кадастрового деления территории кадастрового округа на кадастровые районы и дела кадастрового деления территории кадастровых районов на кадастровые кварталы. В этом случае каждое кадастровое дело идентифицируется кадастровым номером соответствующей единицы кадастрового деления.
Допускается осуществлять хранение документов и материалов, содержащих сведения о геодезической или картографической основе ГКН, в местах хранения документов и материалов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства.
В этом случае во внутренней описи соответствующих кадастровых дел геодезической или картографической основы указываются сведения в объеме, указанном в пункте 89 Порядка, включая место постоянного хранения документа и его формат.
